거래처 영업비 지출, 투명성 증명이 필요하다면…'경비지출관리' 솔루션 주목

2018.01.14 09:34:55 / 이상일 2401@ddaily.co.kr

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[디지털데일리 이상일기자] 올해 1월 1일부로 한국판 ‘선샤인 액트(Sunshine-Act)’가 시행에 들어간 가운데 무증빙 경비지출관리 솔루션에 대한 관심이 커지고 있다.  

미국 등 선진국에서 시행하고 있는 불법 리베이트 규정정책인 ‘선샤인 액트’와 비슷하다는 의미로 통칭되는 ‘경제적 이익 지출보고서’ 관련 법안은 제약회사나 의료기기 제조사 등이 의료인에게 법으로 허용된 경제적 이익을 제공한 경우 해당 내역을 보고서로 작성하고 이를 5년간 보관하도록 한 제도를 일컫는 말이다. 

이에 따라 제약회사 영업사원들이 의료인에게 경제적 이익을 제공할 때 매 건마다 증빙자료 생성과 보관이 중요해졌다. 하지만 영업 일선에서 영업활동을 위한 비용 지출시 매 건마다 영수증을 확인, 보관하는 것은 번거로운 일이 아닐 수 없다. 특히 수기로 영수증을 처리하는 경우 업무 부담도 늘어날 수 밖에 없다.  

이러한 상황에서 최근 웹케시, 컨커 등이 선보이고 있는 경비지출관리 솔루션에 대해 관련업계는 물론 거래 투명성을 높이고자 하는 일반 업계의 관심도 높아지고 있다. 

경제적 이익 지출보고서는 내용을 상세하게 기재하도록 되어있다. 주로 접대비에 속하는 내용으로 시약품 설명회 시 음료수 지급 등 접대에 대한 상세한 증빙자료를 저장, 보관해야 한다. 때문에 의약업계에서는 법 시행 전부터 관련 업무를 준비해 왔다. 

웹케시 관계자는 “영업직원은 모바일에서 지출결의를 할 수 있고 증빙자료 첨부도 실시간으로 가능해졌다. 관리부서도 일일이 영수증 받아 챙기고 법인 카드로 허용되는 지출과 그렇지 않은 지출을 구분해 다시 영업사원에게 알리는 등 복잡한 과정이 있었는데 이제 시스템적으로 입력만 하면 돼 편의성이 확보된 것”이라고 설명했다. 

이 관계자는 “‘비즈플레이’는 모바일에서 사용이 가능해 이동 중에도 지출증빙자료를 제출할 수 있다. 영수증은 물론 의료인과 지출이 일어난 장소에서 사진을 찍어서 이미지 첨부도 가능해 증빙의 신뢰성을 높이기도 했다”고 전했다.  

대형 제약사를 비롯해 기업들은 전사자원관리(ERP)를 통해 지출 등의 내역을 관리한다. 하지만 ERP만으로는 경비지출을 관리하는 데 한계가 있다. 보통 기업들의 ERP 라이선스는 사용자 수에 기반하기 때문에 회사차원에서 모든 직원이 ERP를 사용하게 할 수는 없다. 차선책으로 경리, 비용담당자가 지출관련 정보를 일괄해 처리하게끔 하는데 이는 업무 부담을 크게 늘릴 수 밖에 없다.

또, 기업들은 법인카드를 발급받은 카드사들로부터 결제 관련 데이터를 받고 있다. 하지만 이는 원천(RAW) 데이터로 해당 카드로 지급된 내용이 비용처리 규정에 맞는지 틀리는지는 재가공을 통해 걸러내야 한다. 

하지만 경비지출관리 솔루션을 사용할 경우 비용처리 규정을 기업이 직접 생성해 비용처리 규정에 맞는 지출내역만 취사, 선택해 취합, 처리할 수 있다. 

예를 들어 직원식당에서 1인달 지출이 8000원 이상은 제한되던지, 혹은 접대비를 사용했을 때는 거래처 명기가 필수이고 100만원 이상의 비용을 카드로 결제하기 위해선 사전에 부서장의 결제를 받아야 하는 지 등의 규정을 사전에 설정해 지출결의의 편의성을 확보할 수 있다는 뜻이다. 

웹케시 관계자는 “경비지출관리 솔루션 사용은 기업이 비용이 발생한 부분에 대해 컨트롤 할 수 있는 기반을 마련하는 것”이라며 “영업사원 들도 비용은 적정하게 써야 한다는 이해가 높아지는 효과가 있다”고 전했다.  

<이상일 기자>2401@ddaily.co.kr



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