-[기획] 급부상하는 문서중앙화 시스템②

[디지털데일리 심재석기자] IDC 조사에 따르면 문서는 매년 56%가 증가한다는 결과가 있다. 기업 내 문서관리에 대한 어려움은 기업 규모와 관계없이 공통적으로 느끼고 있는 문제점이다.

포스코의 경우도 마찬가지다. 포스코는 지난 2007년 9월 문서혁신을 위해 내부 조사를 한 결과, 포스코 내부에 총 576만 페이지의 문서가 있다는 사실을 파악했다. 이 문서를 쌓아 놓으면 에베레스트의 6배 높이이고, 옆으로 늘어놓으면 지구를 4.3바퀴를 감을 수 있는 분량이었다.

이는 직원 1인당 9만6000페이지의 문서를 보유하고 있는 것이었다. 아파트 4층 높이에 29Km의 길이의 방대한 양이었다.

포스코 내부에 쌓여있는 이 수많은 문서들은 모두 업무에 필요한 문서들이었을까?

당시 이를 파악하는 것은 거의 불가능했다. 사무직 직원들의 업무 중 60~70%는 문서와 관련된 것이었지만, 문서가 한 번 생성된 이후 이를 관리하는 체계가 없었기 때문이다.

포스코 자체 조사에 따르면 문서가 생성되면 최대 108번 버전이 바뀌며, 부서원 전체가 다른 버전의 문서를 보유한 경우고 있었다. 이렇게 되면 어떤 문서가 진본이고, 어떤 문서가 사본인지 파악하는 것이 불가능하고 문서를 재활용하는 것은 기대하기 힘들게 된다.

또 사방에 널려있는 문서들은 언제 어떤 식으로 외부에 유출될지 알기 어렵다. 유출돼도 그 사실을 파악하는 것조차 불가능한 상황이었다.

이런 문제를 해결하기 위해 포스코는 지난 2008년 문서관리 혁신 프로젝트 ‘빅Y’를 진행했다. ▲문서의 자산화 ▲문서 효율성 향상 ▲문서통제 강화라는 전략 아래 직원들의 일하는 방식을 바꾸겠다는 포부로 시작된 프로젝트였다.
 
이번 프로젝트는 조업 현장의 자재관리에서 사용하는 인벤토리(재고) 개념을 전자문서에도 적용시킨 것이다. 문서도 자재처럼 생성부터 폐기까지 프로세스를 거쳐 관리한다는 것이다.

이에 따라 포스코 직원들은 그 해 11월부터 업무상에서 생성한 문서들을 개인PC에 저장하지 못한다. 모든 문서를 중앙 서버에 저장해 관리 포인트를 단일화 하고, 중복된 문서를 제거해 IT 인프라스트럭처의 낭비를 줄였다.
 
개인PC와 캐비닛에서 관리되던 업무 문서들을 모두 없앴으며, 법적 관리가 필요한 문서를 제외하고는 모든 문서를 중앙서버에서 체계적으로 관리하게 됐다.

이는 단순히 문서 저장 장소만 바뀐 것이 아니었다. 문서 관리 방식을 바꿈으로 해서 일하는 방식까지도 바뀌었다.

그 동안 직원들은 필요한 문서를 담당자에게 요청해야만 볼 수 있었다. 담당자가 부재중일 때는 정보를 얻는 것이 불가능했다. 하지만 문서 중앙화를 통해 필요한 정보는 적극적으로 찾아 볼 수 있게 됐으며, 담당자가 없어도 필요한 정보를 활용할 수 있게 됐다.

대규모 조직개편이 벌어져도 신속하게 대처할 수 있게 됐다. 과거에는 조직개편이 일어나면 개인이 작업한 결과들이 유실되거나 새로운 직원이 필요한 정보를 찾는 것이 어려웠다.

하지만 시스템에 의한 인수인계가 가능해져 업무연속성이 포장되고, 회사의 노하우가 유실되는 것을 방지할 수 있게 됐다.

또 내부정보 정보보호 기능도 강화됐다. 과거 직원 개인이 문서를 사유화 할 때는 항상 내부정보 유출의 위험이 있었다. 하지만 Y프로젝트 이후 생산부터 폐기까지 모든 문서흐름을 제어하고 모니터링 하기 때문에 이런 위협은 한층 줄어들었다.

특히 회사 외부에서도 중앙의 문서에 접속할 수 있어 유비쿼터스 업무환경도 가능해져 모바일 오피스 시대에 빠르게 적응할 수 있게 됐다.

포스코측이 조사한 바에 따르면, 포스코는 문서중앙화를 통해 문서활용 비율이 9배나 개선됐고, 직원의 81% 문서관리 혁신이 ‘업무에 도움이 된다’라고 응답했다.

물론 문서중앙화가 전혀 위협요인이 없는 것은 아니다. 중앙시스템이나 네트워크에 문제가 발생하면 업무 전체가 마비될 수 있고, 직원이 권한이 없는 문서에 접근할 수 있다.

이런 문제를 위험을 막기 위해서는 이중화 및 백업, 재해복구 등의 시스템이 보완돼야 하며 정보흐름을 고려한 감사 및 모니터링 체계도 필요하다고 포스코측은 설명했다.

<심재석 기자>sjs@ddaily.co.kr