[디지털데일리 백지영기자] 문서관리혁신을 통해 개인PC에 저장돼 있는 문서를 중앙에 자산화하는 것을 넘어 향후에는 지식 콘텐츠 가치를 창출할 수 있다는 의견이 제시됐다.

19일 서울 명동 은행연합회관에서 디지털데일리 주최로 열린 ‘2012 전자문서 도입 및 프로세스 혁신을 위한 전략 세미나’에서 한국EMC 심원 수석 컨설턴트<사진>는 ‘EMC 다큐멘템 기반 문서관리 혁신’ 주제를 통해 실제 도입사례를 통한 전자문서 유통 체계 및 문서통합 방법을 소개했다.

회사 자산이라고 할 수 있는 많은 문서들은 현재 개인PC에 각각 저장돼 있다. 일반적으로 회사 내부에 생성되는 문서는 매년 약 60% 가량 증가하고 있다. 한 문서의 버전은 최대 108번까지 늘어나며, 중복된 문서가 곳곳에 저장되고 있다 보니 어떤 문서가 진본인지 모르는 경우도 많다. 이는 보안 측면에서도 중요한 요소다. USB 등 저장매체를 통해 기업의 중요 정보는 쉽게 유출될 수 있다.

심 컨설턴트는 “문서관리를 잘 하기 위해서는 우선 동일한 표준을 통해 개인별 문서를 체계적으로 관리해야 한다”며 “이후 생성과 저장, 활용, 폐기 등 문서의 라이프사이클에 따라 인벤터리 개념을 도입하는 것이 중요하다”고 설명했다.

또한 문서는 하나의 진본(One Source)만 관리해야 하며, 특히 문서에 따라 보안등급을 설정해야 한다. 이렇게 되면 조직원이 하나의 관점에서 커뮤니케이션을 할 수 있게 된다. 이밖에도 이중화와 원격지 재해복구(DR) 및 중요문서의 아카이빙 체계 구축해 분쟁에 휘말렸을 때도 원활한 대응이 가능하다. 문서가 중앙에 저장돼 있다 보니 외부에서도 이를 쉽게 활용할 수 이써 스마트 오피스 구현도 가능하다.

조직개편에 따른 업무 관계자 변경이나 퇴사자가 있을 경우에도 속성만 바꿔주면 쉽게 업무 연속성 확보할 수 있다.

그는 “이처럼 문서를 표준화시켜 체계적으로 저장하다 보면 문서의 활용도가 올라가고 자연스럽게 업무생산성도 올라가면서 기업의 생산성 향상에도 큰 도움이 된다”고 말했다. 향후 이를 잘 정착시켜 지식 콘텐츠로 자산화시키게 되면 가치를 창출할 수 있을 것으로 내다봤다.

이어 그는 “기본적으로 인간은 변화를 두려워한다”며 “프로젝트 성공을 위해 경영진의 확고한 의지와 현업의 적극적인 참여, 지속적인 변화관리와 사용자 편의성 확보가 중요하다”고 강조했다.

한편 EMC는 자사의 문서중앙화 솔루션인 다큐멘텀을 전세계적으로 1만개 이상의 기업에게 공급했다고 밝혔다. 현재 국내에서도 포스코, 삼성전자 등 200개 이상 기업이 도입하고 있다.

<백지영 기자>jyp@ddaily.co.kr