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AIA생명, 통합문서관리센터 오픈

디지털데일리 발행일 2017-08-10 16:21:50
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박기록

-한국후지제록스와 손잡고AIA타워에 통합문서관리센터(TDC) 오픈
[디지털데일리 박기록기자] AIA생명이 인쇄물 제작 및 발행 등 전 과정을 원스톱으로 처리할 수 있는 시스템을 구축했다.

AIA생명 한국지점(대표 차태진)은 한국후지제록스와 손잡고 서울 순화동 AIA타워 5층에 ‘통합문서관리센터(Total Document Center, TDC)’를 구축했다고 10일 밝혔다.

9일 오전 열린 통합문서관리센터 개소식에는AIA생명 차태진 대표와 한국후지제록스 양희강 대표이사 사장 등 양사 임직원들이 참석했다. 통합문서관리센터는 AIA생명의 모든 문서와 인쇄물 관련 업무 전반에 대해 통합 관리하는 역할을 수행한다.

통합문서관리센터에는 필요 설비와 함께 편집•교정 디자이너를 포함한 다수의 인쇄 전문가(Document Advisor, DA)가 상주하게 된다. 원하는 인쇄물의 제작 요청을 접수하고 편집에서부터 인쇄·검수·수정 그리고 차후 최종 승인과 발행 등 전 제작과정을 통합 운영한다.

물량에 상관없이 자체 제작을 통해 모든 과정을 소화하기 때문에 시간은 물론, 비용 절감이 용이하다. 인쇄물을 실제 배포해야 하는 영업현장과 이를 검수해야 하는 법무와 홍보 등 내부 심의 부서간 소통도 통합문서관리센터가 원스톱으로 진행한다.

이를 위해 ‘디자인 헬프 데스크’를 운영한다. 디자인 헬프 데스크는 제작물에 대한 회사 내부 심의 결과를 실시간으로 각 부서에 공유해 디자인 교정과 승인 및 제작 과정의 비효율적인 프로세스를 개선한다. 과다 제작되는 인쇄물에 대한 낭비를 줄이고 즉각적인 영업활동을 지원할 수 있다.

아울러 체계적인 데이터 베이스를 구축해 인쇄 제작물의 실수요에 근거해 인쇄물을 발주해 관리한다. 발주 누락 및 중복 발주 등의 업무 혼선을 막아 불필요한 업무 시간을 단축한다. 검증된 데이터에 기반한 다각적 운영 보고를 통해 지속적으로 업무 개선 방안을 제안함으로써 최적의 문서 커뮤니케이션 환경을 제공한다.

<박기록 기자>rock@ddaily.co.kr
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