[디지털데일리 홍하나기자] 많은 기업들이 문서를 효율적으로 관리하기 위해 문서관리 시스템(EDMS), 기업시스템 관리도구(ECM)를 사용한다. 하지만 이조차도 방대한 양의 문서, 보안취약 등의 문제를 안고 있어 최근에는 ‘전자문서 관리 플랫폼’에 대한 수요가 높아지고 있다.

김규봉 파수닷컴 본부장<사진>은 8일 쉐라톤 서울 디큐브시티호텔 그랜드볼룸에서 열린 <디지털데일리> 주최 [2019 데이터경제]데이터 기반 엔터프라이즈 혁신 전략 컨퍼런스에서 자사의 ‘랩소디(Wrapsody)’를 통한 효율적 문서관리 방법에 대해 설명했다.

랩소디는 파수닷컴의 고유문서 식별 기술을 기반으로 만들어진 전자 문서관리 플랫폼이다. 포털 사이트처럼 문서협업, 관리, 거버넌스, 보안 등 여러 핵심 기능을 하나의 플랫폼에서 제공한다. 따라서 기업에게 업무 효율성 증가, 보안 강화의 이점을 제공한다.

김규봉 본부장은 “문서 사용과 공유 방식이 획기적으로 바뀌면 이것이야 말로 산업혁명”이라면서 “파일 위주의 종합 플랫폼이 필요하다는 생각에서 출발한 것이 랩소디”라고 밝혔다.

기업은 랩소디를 통해 특정 문서에 사용자 권한을 지정할 수 있다. 따라서 언제 누가 열람했으며 무엇을 수정했는지 등의 히스토리를 확인할 수 있다. 이를 시스템 상이 아닌 문서등록 정보를 통해 직관적으로 확인할 수 있는 것이 장점이다.

문서 검색도 용이하다. 작성자는 파일에 검색어를 지정할 수 있다. 방대한 양의 문서 가운데 원하는 문서를 키워드나 본문 내용검색 등을 통해 빠르게 찾을 수 있다.

랩소디는 모든 문서를 백업한다. 시스템에 있는 모든 문서를 플랫폼 자체가 보유하고 있기 때문에 가능하다. 문서 공유도 플랫폼 내 사용자만 추가하면 되기 때문에 번거로운 이메일링 작업을 거칠 필요가 없다.

무엇보다 기업의 문서 관리자가 가장 신경 쓰는 부분은 보안이다. 낯선 IP가 접근하거나 비정상적인 움직임이 포착될 경우 경고를 통해 알린다. 랩소디는 사내 모든 시스템의 문서를 관리하기 때문에 문서 유출을 예방할 수 있다.

실례로 국내 한 대기업은 랩소디를 통해 디지털 트랜스포메이션을 이뤘다. 이 기업은 매주 월요일 오전 출력물 기반의 회의를 실시한다. 랩소디를 적용한 후 이 기업은 5분전 업데이트가 가능한 시스템 구축, 실시간 점검 기능을 통해 회의준비 시간을 획기적으로 단축했다.

또 다른 사례로 국내 한 스타트업은 대부분의 문서를 개인별로 관리해왔다. 때문에 사내 유통되는 문서의 버전관리와 사용내역을 추적할 수 없었다. 하지만 랩소디를 구축한 이후 버전 관리, 협업 기능을 강화하고 문서의 사용현황, 유통 구조를 파악할 수 있게 됐다.

김 본부장은 “전자 문서 플랫폼은 생산성, 데이터 거버넌스, 데이터 보안의 세 가지 핵심 기능이 특징으로 하나라도 빠질 경우 하나의 플랫폼으로 작동할 수 없다”면서 “이를 통해 디지털 트랜스포메이션이 가능하다”고 강조했다.

<홍하나 기자>hhn0626@ddaily.co.kr