[디지털데일리 백지영기자] “생각보다 1년이 빨리 지나갔네요. 지난해 광화문 신사옥으로 이전한 이후 1년 간 4만5000여명의 대기업, 정부, 개인들이 방문했습니다. 다들 좋아하셨습니다. 출퇴근 거리가 멀어진 직원들도 모두 만족하고 있습니다. 업무 환경이 유연해졌기 때문이죠. 협업이나 효율성도 높아진 것으로 평가하고 있습니다.”

13일 한국마이크로소프트(MS) 김 제임스 사장<사진>은 광화문 신사옥 이전 1주년 맞이 기자간담회에서 이같이 말했다.

한국MS는 1년 전 서울 강남의 포스코 빌딩에서 광화문으로 사무실을 이전하면서, ‘프리스타일 워크플레이스’라는 개념을 도입, 칸막이와 벽을 허물고 지정 좌석 대신 선택 좌석제를 도입해 각자의 업무 유형이나 스타일에 맞는 곳에서 일을 하도록 했다.

즉, 통화를 할 수 있는 폰룸과 회의를 위한 미팅룸, 업무 집중을 위한 포커스룸 등 개개인이 최적화된 공간을 선택해 일할 수 있도록 하고 있다.

그 결과 회의실 수와 기타 협업 가능 공간이 기존 사무실에 비해 각각 3.2배, 2.7배나 증가했으며, 직원들이 하루 중 최소 2인 이상이 협업하는 업무 시간이 일 평균 3~4.5시간으로 기존에 비해 약 1.5배 증가했다는 것이 MS 측의 설명이다.

또한 직원들의 동선이 자연스럽게 겹치도록 공간을 디자인해 일 평균 1.5회로 이뤄지던 형식적인 미팅은 감소했으며, 다양한 규모와 형태의 회의가 일 평균 3~5회로 증가했다고 밝혔다.

한국MS 정우진 대표 컨설턴트는 “공간이 변하면 갖고 있는 생각도 바뀐다”며 “알렌 곡선(Allen Curve) 법칙에 따르면 물리적 거리가 멀어질수록 의사소통빈도가 급격히 감소하는 반면, 사무실 내에게 자주 만나게 할수록 불필요한 회의나 이메일은 감소해 업무 효율성이 늘어난다”고 말했다.

사옥 이전과 함께 한국MS는 기존 온프레미스에서 전사가 클라우드 기반 오피스인 ‘오피스 365’로의 전환을 완료했다. 오피스 365 링크 기반 온라인 회의 및 화상 회의가 기존에 하루 1.5건에서 2.5건으로 늘었고 인당 하루 평균 모바일 회의 참여 건수가 1.2건에 달한다.

또한 문서 공유 방식 또한 기존 이메일 첨부에서 클라우드를 통한 공유가 30%에 달하게 되면서, 결과적으로 문서 공유나 편집, 불필요한 회의, 미팅 준비, 고객사 이동, 자료 검색 등에 걸리는 시간이 기존 평균 6.5시간에서 2시간으로 줄어들었다. 개인별로 15~30%나 추가시간을 갖게 되면서 창의적인 업무수행이나 신규사업 기회 등 업무효율성도 늘어났다는 설명이다.

정 컨설턴트는 “미팅 공간이 늘어나면서 회의실을 찾으려고 시간을 할애할 필요도 없다”며 “경쟁사의 경우 최근 개인들에게 20~30%의 자유시간을 추가로 보장한다고 발표했지만, MS에겐 이미 당연시 되는 얘기”라고 강조했다.

이밖에도 현재는 무선이 95%를 차지하면서 사옥 내 어디서나 무선으로 업무가 가능해지고, 모바일 디바이스 활용 증가로 재택근무나 자율 출퇴근이 늘어나 직원 만족도도 89%에 이른다고 밝혔다.

한국MS는 향후 차세대 기업 오피스 환경인 ‘디지털 워크플레이스(Digital Workplce)’로 전환을 가속화한다는 방침이다. 이는 업무 환경을 사물인터넷(IoT) 기반으로 제공해 모든 것이 디지털 디바이스와 서비스로 업무가 가능하고, 클라우드 소셜, 모빌리티, 빅데이터가 직원 개개인의 업무로 실행될 수 있는 환경이다.

<백지영 기자>jyp@ddaily.co.kr