-[기획] 급부상하는 문서중앙화 시스템④

[디지털데일리 심재석 기자]기업들이 문서중앙화를 통한 문서업무 혁신을 꾀할 때 기반이 되는 기술은 전사콘텐츠관리(ECM) 솔루션이다. ECM이란 업무의 효율화와 문서보안 등을 위해 파일 형태의 각종 문서와 이미지, 영상 등을 생성부터 폐기에 이르기까지 생명주기를 관리하는 기술이다. 문서의 등록, 저장, 관리, 송수신, 조회 등 관리를 가능케 한다.

이 기술을 도입하면 콘텐츠 관리의 중앙화로 투명한 문서관리를 통해 보다 효율적인 검색과 정보공유 및 자산화가 가능해질 뿐만 아니라, 기업 정보자산의 외부 유출을 원천적으로 차단할 수 있다.

다큐랩(DocuLabs) 조사 결과에 의하면, 기업 데이터의 80%가 비정형 데이터로 존재한다. 이 비정형 데이터의 90%는 전혀 관리되지 못하고 있는 실정이다.

이처럼 최근 지적 재산권, 정보 자유, 정부 규제 등으로 조직에 의해 관리되어야 하는 비정형화된 콘텐츠가 급증하면서 기업의 문서와 콘텐츠를 효율적으로 관리하는 방법에 대한 수요가 크게 늘어나고 있다.

ECM은 또한 단순한 콘텐츠의 생성과 관리, 배포를 넘어 그룹웨어, 전사적자원관리(ERP), 고객관계관리(CRM) 등 핵심 애플리케이션과 연동돼 다양한 기업 비즈니스 과정을 포괄할 수 있어 시장에 더욱 빠르게 확산될 것으로 보인다.

◆ECM 다큐멘텀, 문서중앙화 시장 개척 = ECM 솔루션 중 국내에서 가장 많은 고객을 확보하고 있는 것은 EMC의 다큐멘텀이다. EMC 다큐멘텀은 국내 문서중앙화 첫 사례인 포스코 문서중앙화에 도입되면서 주목 받기 시작했다.

회사측에 따르면, 다큐멘텀은 문서 관리, 비즈니스 프로세스 관리, 정보 기록 및 보존 관리, 협업, 웹 콘텐츠 관리, 디지털 자산 관리 등의 기능이 포함된 ECM 솔루션이다. 엔터프라이즈 캡처를 위한 ‘EMC 캡티바(Captiva)’, 협업 지원을 위한 ‘EMC 다큐멘텀 센터스테이지(Documentum CenterStage)’, 고객 커뮤니케이션 관리를 위한 ‘EMC 다큐먼트 사이언스(EMC Document Sciences)’, 콘텐츠 수명주기관리를 위한 광범위한 콘텐츠 관리(Content Management) 등으로 구성돼 있다.

글로벌 시장조사 분석기관인 포레스터 리서치(Forrester Research)가 ‘포레스터 웨이브 보고서(The Forrester Wave™: Enterprise Content Management Suites, Q4 2009)’를 통해 발표한 ECM(엔터프라이즈 컨텐츠 관리) 부분 최우수 제품에도 선정된 바 있다.

한국EMC 홍정화 상무는 “EMC는 이미 국내에서도 최고의 기술과 서비스를 제공하며 고객들의 업무 혁신과 경쟁력 강화를 더욱 효과적으로 지원하고 있으며, 앞으로 더욱 폭넓은 솔루션을 보강하여 ECM 분야의 선도기업으로서의 입지를 더욱 강화해 나갈 것”이라고 말했다.

◆MS 셰어포인트, EMC을 넘본다 = 마이크로소프트의 셰어포인트 서버는 원래 MS의 기업 포털 및 협업 플랫폼이다. 하지만 최신제품인 셰어포인트 2010은 포털∙협업 솔루션을 넘어 문서관리 및 ECM의 영역까지 기능을 확대했다.

셰어포인트 서버 2010에는 애플리케이션을 통합 관리할 수 있는 ECM 기능이 있다. 이 ECM 시스템은 MS 오피스나 데스크톱, 브라우저, 모바일 디바이스 등의 콘텐츠를 관리할 수 있는 플랫폼이다. 이를 통해 애플리케이션의 다양성에서 혼란을 막을 수 있다.

특히 문서중앙화 시스템에서 필수적인 권한관리 기능을 셰어포인트 서버 2010은 새롭게 도입했다. 예를 들어, 특정 사용자나 그룹에게는 문서 읽기만 허용해 정보의 누수 및 비즈니스 리스크를 없앨 수 있다. 이러한 규제 준수는 문서뿐만 아니라 블로그, 위키, 코멘트, 폭소노미(Folksonomy) 등 모든 소셜 컴퓨팅 영역에도 해당이 된다.

또 검색 기능도 대폭 강화됐다. 지난 해 MS는 전문검색 솔루션 업체인 패스트서치를 인수 합병했는데, 셰어포인트 2010에는 패스트서치의 검색엔진이 내장돼 있다.

최근 MS 셰어포인트 서버는 SK텔레콤의 문서중앙화 시스템에 도입됐다.

한국MS 김우성 부장은 “셰어포인트는 기업 내 이미 도입되어 있는 마이크로소프트 오피스 제품과의 강력한 호환성을 강점으로 꼽을 수 있다”며 “오피스를 사용하듯 친숙한 환경의 사용자 참여형 ECM 구축은 물론, 검색엔진인 패스트(FAST)의 도입으로 보다 강력한 검색기능도 제공한다”고 설명했다.

그는 또 “현재 7000개 이상의 전세계 고객들이 협업, 콘텐츠 관리, 검색 분야 등에서 셰어포인트를 활용하고 있다”며 “기업과 웹을 위한 비즈니스 협업 플랫폼인 셰어포인트를 통해 변화하는 비즈니스 요구에 빠르게 대응하는 사례가 늘어나고 있다”고 설명했다.

셰어포인트 2010을 이용해서 기업 내의 콘텐츠 관리 시스템을 도입한 휴즈플로우의 김태규 RIA개발 팀장은 “회사 내에 산재되어 있는 콘텐츠들을 통합하고 쉽고 체계적으로 관리하기 위해 셰어포인트를 사내에서 시험적으로 서비스하고 있다”며 “기존에 사용하는 오피스 제품들과 연계해서 쉽게 사용할 수 있다는 장점이 이 제품이 더 쉽게 사용자에게 다가갈 수 있는 장점인 것 같다”고 밝혔다.

◆오라클, 동국제강 사례 경험으로 문서중앙화 시장 공략 = 한국오라클도 최근 ECM을 통한 문서중앙화 시스템 구축 사업에 큰 관심을 보이고있다. 최근 동국제강의 문서혁신 프로젝트에 자사의 ‘오라클 콘텐츠 매니지먼트’ 솔루션을 공급한 한국오라클은 이 시스템을 구축한 DK유엔씨와 제휴를 맺고 시장 공략을 강화하고 있다.

회사측에 따르면, 오라클 콘텐츠 매니지먼트는 콘텐츠의 종류에 상관없이 업무 프로세스상에서 발생되는 모든 형태의 콘텐츠를 통합관리할 수 있는 ECM 솔루션이다.

유통 콘텐츠, 트랜잭션 콘텐츠, 보존 콘텐츠 등 콘텐츠 라이프사이클 전체를 커버할 수 있도록 전자문서관리(EDM), 웹 콘텐츠 관리(WCM), 디지털자산관리(DAM), 기록물관리(URM), 이미징 관리(IPM), 아카이빙 관리(UOA), 콘텐츠 보안(IRM) 등의 제품 모듈로 구성되어 있다.

또 단일 플랫폼 기반의 콘텐츠 관리 솔루션으로 대용량 콘텐츠/대규모 사용자들을 지원할 수 있는 아키텍처로 구성돼 있고, 다른 오라클 제품군들과 쉽게 연동된다고 회사측은 강조했다.‘문서중앙화’

한국오라클 김형래 부사장은 “오라클 콘텐츠 매니지먼트 솔루션은 문서 관리뿐 아니라 웹 콘텐츠까지 관리하는 솔루션”이라며 “기업내 여러 애플리케이션과 통합해서 정보를 공유, 통합할 수 있는 최상의 플랫폼”이라고 말했다.

<심재석 기자>sjs@ddaily.co.kr