-일관된 문서관리 정책이 문서중앙화 도입의 핵심

[디지털데일리 최용수기자]“성공적인 문서중앙화를 위해서는 문서의 조직 자산화, 강력한 협업 환경 구축, 일관된 문서관리 정책이 중요합니다. 이 중 핵심은 일관된 문서관리 정책입니다”

2일 서울 여의도 사학연금회관 대회의실에서 열린 본지 주최 ‘PC‧문서 중앙화를 통한 정보관리 혁신 전략’에서 사이버다임 솔루션개발본부 권충일 본부장<사진>은 성공적인 문서중앙화 도입을 위한 3대 핵심 전략을 발표했다.

사이버다임이 꼽은 성공적인 문서중앙화 도입을 위한 3대전략은 ▲문서의 조직 자산화 ▲효율적이고 강력한 협업환경 구축 ▲정책과 룰에 의한 문서관리 체질화 등이다.

문서중앙화가 구축되지 않은 기존 업무에서는 문서의 개인 소유화로 인한 업무연계와 정보유출 등의 문제가 발생할 수 있다. 또 회사 업무와 관련된 문서의 경우 회사의 자산이기 때문에 회사에서 관리돼야 한다.

이에 대해 권 본부장은 “문서의 조직 자산화를 통해 문서의 신뢰성을 확보해야 한다”며 “문서가 작성되는 시점부터 시스템이 자동으로 문서를 중앙서버에 저장, 중복문서의 체크부터 유통, 보안, 폐기까지 중앙시스템에서 자동으로 관리해야 한다”고 설명했다.

이에 대한 구축모델로는 모든 문서를 100% 중앙에서 관리하는 풀 SBC(서버기반컴퓨팅)부터 사용자가 작업문서를 자유롭게 중앙서버에 저장하는 모델까지 중앙화 정도를 4가지로 분류할 수 있다고 설명했다.

또 강력한 협업환경 구축 전략은 중앙서버에 저장된 문서를 동료와 공동작업, 검토부터 승인, 배포까지 사내 협업 과정을 거쳐 문서를 작성하는 것이라고 설명했다.     

특히 권 본부장은 일관된 문서관리 정책이 성공적인 문서중앙화 도입의 핵심이라고 강조했다.

그는 “사내 문서중앙화를 도입할 경우, 통합보안체계부터 관리규정, 문서 분류체계 등을 고려해야 한다”며 “조직 내외에서 유통되고 관리되는 모든 콘텐츠 유형을 분류, 업무방식의 변화에 따른 구성원들의 혼란을 최소화해야 한다”고 설명했다.

특히 “통합적인 문서관리 정책을 수립한 후 콘텐츠 중앙화를 실시해야 한다”며 “문서관리 혁신 교육과 사용법을 교육한 후 시범운영할 것인지 전사적용할 것인지에 대한 계획을 수립해야 한다”고 말했다.

이 밖에도 권 본부장은 문서중앙화를 도입할 경우 정보보호와 보안 사이의 접근 정책, 사내 공유방식과 사외 공유방식 등을 고려해야 한다고 덧붙였다.

<최용수 기자>yongs@ddaily.co.kr