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유럽발 경제위기가 장기화되면서 고정 지출 비용을 줄이는 기업들이 늘었다. 여러 부분에서 비용 절감이 이루어지지만 가장 먼저 손을 보는 것이 ‘출력’ 분야다. 일반적으로 기업이 출력, 그러니까 프린터‧복합기 등에 사용하는 비용은 전체 매출의 2~3% 정도. 쉽게 말해 잉크, 토너 카트리지, 종이 등의 사용량을 줄이는 경우가 많다는 의미다.

이런 추세에 발맞춰 프린터 업계에서는 오래전부터 MPS(통합문서관리 솔루션)를 적극적으로 내세우고 있다. 출력 비용을 절감하면서 업무 효율성을 높이는 것이 핵심 골자다.

IT 시장조사업체 IDC에 따르면 아시아태평양지역(일본, 인도 제외) MPS 시장은 2009년 4억 달러를 돌파한 이후 지속적인 성장을 거듭해 2012년에는 5억 달러는 넘어설 것으로 예상되고 있다.

국내 MPS 시장은 2010년에 처음으로 500억원 규모를 넘어섰으며 올해는 658억원, 2014년에는 960억 원에 이를 것으로 예상된다.

◆특화된 기업 컨설팅으로 재계약률 100% 달성=국내 MPS 시장에서 가장 눈에 띄는 역할을 하고 있는 후지제록스는 아태지역에서 43%의 시장점유율을 기록하고 있다. 거의 절반에 가까운 시장을 차지하고 있는 셈이다. 한국후지제록스 역시 2011년 국내 문서관리 솔루션 시장에서 전년 대비 55%의 매출 신장을 달성해 돋보이는 역할을 하고 있다.

MPS가 처음 등장했을 때만 하더라도 하드웨어 중심의 비즈니스에 더 가까웠다. 빠른 출력 속도와 통합 프린팅을 통해 기업의 업무 효율성을 높이는데 주안점을 뒀다. 이후 솔루션이 덧붙여지면서 한 단계 업그레이드된 서비스를 경험할 수 있게 됐다. 유지비용 절감은 기본이다.

최근에는 스마트폰, 태블릿과 같은 스마트 기기의 확산과 IT 솔루션의 발달, 보다 효율적이고 친환경적으로 근무할 수 있는 스마트 워크가 각광받고 있다. 직원들의 근무 환경 개선은 물론 업무생산성 향상과 비용절감의 효과를 함께 꾀하고 있다고 봐야 한다.

한국후지제록스는 이런 시대적 흐름과 요구에 발맞춰 기업 특성에 맞는 맞춤형 MPS 아웃소싱 서비스를 제공하고 있다. 비용 절감뿐 아니라 기업 경쟁력 향상을 통한 투자대비수익률(ROI) 제고에 도움을 줄 수 있는 다양한 서비스를 제공하고 있다.

특히 고객의 문서 환경 개선을 조직적으로 지원하는 문서관리 컨설팅과 아웃소싱 전담 조직을 두고 있다는 점이 특징이다. 이 조직은 한국 시장에 대한 경험을 바탕으로 체계적인 상품을 제공하고 있다.

덕분에 한국후지제록스는 지난 8년 동안 중견중소기업(SMB)은 물론 대기업의 성공 사례를 만들어 왔으며, MPS 고객 재계약률 100%를 달성했다.

◆클라우드‧스마트 기기로 차세대 MPS 노린다=성공적인 MPS 아웃소싱을 위해서는 기업의 현 상황에 대해 진단을 할 수 있는 문서 환경 컨설팅이 필수적이다. 출력 장비와 총소유비용(TCO) 조사뿐 아니라 기업의 핵심 문서가 무엇인지, 어떻게 관리‧보관되고 있는지, 핵심 문서에 대한 접근성과 보안 정책은 수립되어 있는지 등을 정확하게 파악하고 진단해야 한다.

한국후지제록스의 경우 130여개에 이르는 다양한 업종의 고객사에게 각 업종의 문서 환경에 맞는 맞춤형 아웃소싱 서비스를 제공해오고 있다. 예컨대 DM(다이렉트메일) 센터를 아웃소싱하면서 카드 명세서를 단순 우편물이 아닌 하나의 마케팅 채널로 활용하는 방법이 대표적이다.

스마트 기기의 보급과 함께 언제 어디서나 원하는 자료를 열어보고 편집할 수 있게 되면서 MPS에서의 클라우드 역할이 갈수록 다양해지고 있다.

한국후지제록스는 클라우드 스토리지를 이용한 기업의 문서중앙화를 통해 기업 안팎의 보안을 강화하고 사내 업무 협동을 활발하게 해주는 솔루션을 공급하고 있다. 관리해야 하는 문서 창고를 하나로 통일하기 때문에 중복되거나 오래된 문서를 제거해 IT부분 낭비를 절감할 수 있다.

또한 ‘클라우드 프린트’ 기능을 활용하면 별도의 애플리케이션이나 소프트웨어를 설치하지 않고도 와이파이를 통해 언제 어디서나 문서를 출력할 수 있다. 클라우드를 통해 문서를 읽고, 편집하는데 그치는 것이 아니라 회사 밖에서도 사무실 안의 복합기로 언제든지 출력 명령을 내릴 수 있다.

<이수환 기자>shulee@ddaily.co.kr