[디지털데일리 심재석기자] 내일을 준비하며 잠자리에 누운 직장인 A씨는 갑자기 옆 부서 B부장에게 전달했어야 하는 일 하나가 생각났다. 내일 아침 회사에 출근하자마자 이메일부터 보내야겠다고 생각했다. 그런데 다음날 출근한 A씨는 책상에 앉기도 전에 B부장님을 만났다. 굳이 이메일을 쓸 필요 없이 만난 김에 말로 간단히 전할 수 있었다.

한국마이크로소프트 정우진 대표 컨설턴트는 “사무실이 바뀌면 일하는 방식이 바뀐다”고 말한다. 예를 들어 화장실이나 탕비실을 사무실의 한 가운데 만들어 놓으면 사람들은 사무실의 중앙으로 오가는 일이 많아지고 서로 자주 마주치게 된다. A씨가 B부장을 아침에 만나게 됨으로써 A씨는 이메일을 보내는 시간을 시간과 노력을 아낄 수 있었다. 정 컨설턴트는 “직원들끼리 더 자주 마주치면 커뮤니케이션이 좀더 원활하게 이뤄질 수 있다”고 설명했다.

한국마이크로소프트는 1년 전 광화문으로 사옥을 옮기면서 ‘프리스타일 워크플레이스’라는 실험을 했다. 직원들의 고정된 개인 좌석을 없애고 칸막이와 벽을 허물었다. 대신 집중업무실, 회의실, 폰부스 등 다양한 업무공간을 제공해 필요한 직원들이 그때그때 이용할 수 있도록 했다.

정 컨설턴트는 23일 본지가 주최한 ‘스마트 엔터프라이즈 2014’에 참석해 프리스타일 워크플레이스로 사무실을 바꾼 이후 지난 1년의 성과를 발표했다.

정 컨설턴트는 “한국의 직장인 대부분의 업무 시간은 회의, 기획, 고객이나 파트너 미팅이며, 하루에 사무실에 앉아서 집중 근무하는 시간은 평균적으로 2시간 30분에 불과하다”면서 “고정된 자리와 커다란 데스크톱 PC로 일을 하는 것은 효율적이지 않다”고 말했다.

그는 “과거와 달리 요즘은 언제 어디서나 업무를 수행하고, 정보를 많이 공유하고 소통할 수 있는 사람이 능력 있는 사람으로 평가 받는다”면서 “이를 위해서는 모빌리티 사무실 환경을 구현해야 한다”고 강조했다.

현재 대부분의 회사에서는 회의를 하기 위해 하루이틀 전에 회의실을 예약해야 한다. 회의실이 부족해 근처 커피숍으로 이동하거나 외부의 모임공간을 빌린다. 이는 불필요한 이동시간을 만들어 효율성을 떨어뜨린다.

반면 한국MS의 사무실 공간은 대부분 회의실이거나 오픈된 공간이다. 필요할 때는 사내 어디에서든 3~4명이 모여 회의를 할 수 있다. 부서의 경계도 없다. 혼자 책상에 앉아서 할 업무보다는 여러 명이 의견을 공유하면서 하는 일이 대부분이기 때문이다.

사물함, 탕비실, 냉장고, 음료수, 당구대 등 편의시설은 사무실 중앙에 배치돼 있다. 직원들끼리 더 많이 만나게 되고 자연스럽게 소통이 늘어났다. 개인업무 공간이 필요할 때는 이중 방음벽으로 된 집중 업무 공간에 들어가면 된다.

정 컨설턴트는 “사무실 환경이 바뀌니까 직원들의 마인드도 바뀌었다”면서 “더 자주 소통하고, 협업도 활발해졌다”고 강조했다.

정 컨설턴트는 “업무 자율성에 따른 직원의 만족도와 충성도가 매우 높아졌으며, 일하는 방식의 혁신에 따른 업무 생산성도 현격히 향상돼 어려 측면에서 비용 효율성이 극대화 됐다”고 덧붙였다.

<심재석 기자>sjs@ddaily.co.kr