M365sms 협업을 위한 다양한 기능 제공을 제공해 기업 구성원의 업무 생산성을 높여줄 뿐만 아니라, 보안까지 효율적으로 관리할 수 있는 것이 강점이다. 이중에서도 2016년 말 출시된 ‘MS 팀즈(MS Teams)는 M365가 제공하는 다양한 기능 중 메신저 기반의 협업 툴로 기업의 일하는 방식을 바꾸고 있다.

MS 스스로도 ‘팀즈’와 같은 협업 툴을 활용해 대대적인 디지털 조직 혁신을 이룬 것으로 평가받는다. 과거 MS를 떠올리면 서로 총을 겨누는 장면이 연상될 정도로 개인주의 성향이 강한 조직이었으나, 현재는 업무 생산성을 높이는 협업 문화가 정착됐다.

팀즈는 채팅부터 화상회의, 일정관리, 파일 공유 등 다양한 기능을 제공한다. 최근 일일 사용자가 2019년 11월 기준 2000만명까지 증가했다. 현재 포춘 100대 기업 중 91곳, 50만개 이상 조직이 팀즈를 활용한다.

최근 버지니아 대학에서 발표한 자료에 따르면, 사람들이 지난 20여 년간 협업에 쏟는 시간이 50% 가량 증가하고, 팀으로 하는 작업이 2배 더 많아졌을 정도로 ‘협업’이 최근 조직문화의 핵심 키워드로 부상하고 있다.

MS 팀즈는 워드와 엑셀, PPT와 같은 오피스 소프트웨어(SW)를 즉시 불러내 편리하게 공동 작업을 할 수 있다. 자주 쓰는 파일은 아예 바로 열 수 있게 윗단에 고정시키는 등 세세한 기능 추가가 돋보인다.

채팅 역시 다양한 방식으로 가능하다. 마치 카카오톡을 쓰는 것처럼 직관적인 UI를 제공하며, 다양한 이모티콘을 삽입해 친근감을 더했다. 팀원 가운데 누가 메시지를 확인하는지 파악할 수 있고, ‘긴급알람’과 같은 기능이 있어 급한 메시지는 2시간 동안 20초 간격으로 알람을 준다. 화상회의 시 뒷 배경을 바꿔주는 기능 등도 최근 추가됐다. 한국MS 측에 따르면, 사용자의 피드백이 반영되며 계속해서 새로운 기능이 더해지고 있다는 설명이다.

특히 MS 팀즈에는 인공지능(AI) 관련 기능이 지속적으로 추가되면서 보다 효율적으로 업무를 처리를 지원한다. 대표적인 기능이 ▲콘텐츠 카메라(Contents Camera) ▲인라인 번역(Inline Translation) ▲모바일 컴패니언 모드(Mobile Companion Mode) ▲라이브 캡션(Live Caption) 등이다.

발표 내용을 공유하는 콘텐츠 카메라도 사용자들의 반응이 좋은 기능 중 하나다. 콘텐츠 카메라는 AI 기반의 이미지 프로세싱 SW로 팀즈가 설치된 곳에서 원격회의를 진행할 때 회의실 화이트보드에 적힌 내용을 감지해 원격 참석자들이 동시에 확인할 수 있도록 공유한다.

이 기능은 화이트보드 앞에 서 있는 발표자를 인식 후 반투명으로 처리해 필기된 내용을 가리더라도 원격 참석자들이 지속적으로 화면 속에서 발표 내용을 확인할 수 있도록 한다.

인라인 번역 기능은 다른 사용자의 메시지를 실시간으로 번역해주는 기능이다. 팀즈 채팅창에 올라온 대화 중 번역을 원하는 글에서 팝업메뉴를 띄워 ‘번역’을 누르면 원하는 언어로 즉시 바꿔준다. ‘번역’은 현재 한국어와 영어, 이태리어, 불어 등을 포함한 40여 개의 언어를 지원한다. 이를 통해 글로벌 기업 고객 또는 팀원들과 언어의 장벽 없이 유연하게 의사소통 할 수 있다.

모바일 컴패니언 모드는 화상회의에서 컴퓨터와 휴대폰을 하나의 결합된 디바이스처럼 사용할 수 있도록 하는 기능이다. 팀즈 PC 모드에서 모바일 참석을 선택하면 간편하게 연동이 가능하다. 이를 통해 사용자는 휴대폰의 콘텐츠를 PC 상의 화상회의에 바로 공유하거나, 모바일로 프레젠테이션을 제어하는 등 화상회의 상에서 한층 더 유연한 커뮤니케이션을 할 수 있다.

이밖에 라이브 캡션은 AI로 팀즈 화상회의 참가자들의 대화 내용을 인식해 실시간으로 자막을 달아주는 기능이다. 청각 장애가 있거나 영어회의가 친숙하지 않은 사람, 혹은 시끄러운 공간에 있는 참석자들이 모두 회의에 원활하게 참석할 수 있도록 돕는다.

미팅을 녹화할 경우, 다른 국가의 언어로 추가 변경이 가능해 컨퍼런스 콜 이후 회의록 작성 등에 유용하게 활용 가능하다. 다만 현재는 프리뷰 버전으로 영어만 지원한다. 현재 팀즈는 무료로도 사용이 가능하지만 특정 기능을 사용하거나 파일 저장 용량을 늘리기 위해선 별도의 비용을 내야한다.

<백지영 기자>jyp@ddaily.co.kr