[디지털데일리 박세아 기자] 포시에스가 성공적인 디지털 전환을 위한 첫 걸음은 종이의 전자화로부터 시작된다고 밝혔다.

<디지털데일리>가 17일 정보통신기술(ICT) 기업들과 함께 AI·자동화 혁신과 클라우드 전략을 소개하는 버추얼 컨퍼런스 '스마트 엔터프라이즈 2022'에서 포시에스 김다민 매니저는 '서명이 필요한 종이 문서의 디지털 전환 사례'에 대해 발표했다.

김 매니저는 "클라우드 서비스는 세계적으로 주목받는 비즈니스 트렌드"라며 "이 가운데 디지털 전환이 빠르게 나타날 수 있는 부분은 종이 문서"라고 말했다.

전자서명 및 전자문서 관련 법 개정과 클라우드 서비스 대중화로 일상 업무에서 종이 문서를 전자로 전환하는 게 혁신이 될 수 있다는 생각이다.

포시에스는 '이폼사인'이라는 자사 간편 전자계약 서비스를 통해 ▲문서 업로드 ▲수신자 서명 및 서명 요청 ▲검토 및 서명 ▲완료 및 보관 ▲데이터 활용에 있어 효율화를 추구하고 있다.

그는 "종이문서의 효과적인 디지털 전환은 전자계약 서비스에서 가장 크게 나타날 것"이라며 "전자계약을 통해 비용은 낮추고, 업무는 효율적으로 보관은 더 안전하게 만들 수 있다"라고 언급했다.

구체적으로 ▲부대비용 및 리소스 절약 ▲시간 및 공간 제약 없는 업무 처리 ▲문서 관리 용이 및 데이터 활용 ▲문서 보안 및 위변조 방지 등 효과가 있다는 설명이다.

이날 김 매니저는 국내 종이 문서의 디지털 전환 사례를 통해 포시에스 솔루션에 대한 이해를 높였다.

우선 국내 화학 제조업 A사는 기업 내 50종의 사내 문서 디지털 전환을 통해 전송과 관리, 데이터 정리를 한번에 할 수 있었다는 설명이다. 또 완료된 문서 자동 저장으로 관리자 리소스를 최소화하고 월 평균 200건에서 300건에 이르는 수많은 문서를 1명 직원이 관리할 수 있었다고 전했다.

전기공사업 B사 역시 근로기준법 개정으로 임금명세서 교부 의무가 발생한 상황에서 일용직 근로계약서를 전자화했다. 완료된 계약서 및 임금명세서를 카카오톡으로 자동 교부하고, 클라우드 서버 내 문서의 자동 저장을 통해 보관했다.

제조업 C사는 대량의 문서 진행상황과 완료된 문서 파악 어려움으로 근로계약서를 전자 방식으로 바꿨다. 이를 통해 계약 진행 상황과 완료 여부를 실시간으로 확인하고, 완료된 대량의 근로계약서를 안전하게 보관하고 다운로드 할 수 있게 됐다.